“SISTEM INFORMASI KEUANGAN”

by: Harmon Chaniago, Drs. M.Si.

1. LATAR BELAKANG

Sistem Informasi keuangan kembangkan mulai tahun 1960-an (McLeod, 2003). Sistem ini dikembangkan untuk menangani segala sesuatu diluar tugas-tugas dasar akuntansi. Kita telah mengetahui bahwa fungsi keuangan berhubungan a.dengan arus uang yang melalui perusahaan. Pertama perlu diperoleh uang yang cukup untuk mendukung kegiatan perusahaan, pemasaran dan kegiatan lainnya. Kemudian dana ini perlu dikendalaikan untuk memastikan agar dana tersebut digunakan dengan cara yang paling efektif.

Semua manajer dalam perusahan memiliki tanggung jawab keuangan. Paling tidak mereka diberikan suatuanggaran operasi dan diharapkan untuk mengendalikan pengeluarannya pada batas yang telah ditentukan. Informasi yang menjelaskan arus uang – baik anggaran maupun actual, memungkinkan manajer memenuhi tanggung jawabnya keuangan.

Bila kita lihat banyak elemen yang memiliki kepentingan dengan keuangan perusahaan, antara lain:

· Pemegang saham perusahaan

· Anggota masyarakat keuangan

· Pemerintah

· Pemasok,

· Kelompok yang tidak berhubungan langsung dengan perusahaan seperti: perusahaan analisis surat berharga, pendidik, ekonom, peneliti dan calon investor

Dengan system informasi keuangan maka kebutuhan manajemen dan elemen-elemen di atas (elemen lingkungan) akan dapat terpenuhi.

2. MODEL SISTEM INFORMASI KEUANGAN

SIstem informasi keuangan dibangun berdasarkan data internal dan external organisasi. Ia dibangun untuk memenuhi kebutuhan informasi dari pihak manajemen (internal) dan pihak external. Tujuannya adalah menyajikan informasi dalam bentuk laporan periodic, laporan khusus, hasil dari simulasi matematika, komunikasi elektronik dan saran dari lainnya. Sistem informasi keuangan terdiri dari beberapa subsistem, antara lain:

• Subsystem input terdiri dari:
• Subsistem Informasi Akuntansi, subsistem ini menyediakan berbagai catatan mengenai segala sesuatu yangnberhubungan dengan keuangan perusahaan. Catatan dibuat untuk setiap transaksi. Data ini dapat dianlisis dalam berbagai cara untuk memenuhi kebutuhan infomasi perusahaan.
• Subsistem informasi Audit, terdiri dari audit internal (digunakan untuk memastikan secara internal system kuangan dan akuntansi di audit secara tepat). Ia bekerja secara indenpenden untuk mengawasi system kuangan berdasarkan pencatatan dari system akuntansi dan system lainnya. Ada beberapa kegiatan system audit, antara lain:
• audit internal keungan, menguji akurasi catatan keuangan
• audit operasional, menguji akurasi catatan untuk memeriksa prosedur yang dijalankan untuk mengetahui pengendalian, efisiensi yang telah dilakukan dan ketaatan pada kebijakan organisasi.
• kesesuaian dan hampir sama dengan audit lainnya, disini dicari keseaian aktivitas dengan yang melakukannya. Seperti men-chek penerima gaji dengan yang sesuai tertulis pada daftar gaji, cross-check penerima barang dengan alamat yang menerima pada daftar pengiriman barang, …
• rancangan system pengendalian internal ditujukan untuk membuat/melakukan rancangan pengendalian sebelum suatu system menjadi rusak dan mengakibatkan efek negative bagi organisasi. Jadi ia dalam waktu bersamaan dengan pelaksanaan audit keuangan, audit operasional dan audit kesesuaian melakukan pengendalian sebelum terjadinya akibat yang lebih membahayakan.
• Subsistem intelijen keuangan, dikhususkan untuk mengumpulkan informasi intelejen keuangan). Subsistem ini berusaha mengindentifikasi sumber-sumebr terbaik modal tambahan dan investasi terbaik bila kelebihan dana. Data-data dikumpulkan dari pemegang saham dan masyarakat keuangan, pemerintah.

• Sub system output terdiri dari:
• Subsistem peramalan (forecasting) memproyeksikan kegiatan jangka panjang perusahaan dalam lingkungan ekonomi, dilakukan oleh computer secara matematis dalam waktu cepat. Peramalan dapat dibuat untuk jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang.
• Subsistem manajemen dana mengelola arus uang, menjaganya agar tetap seimbang dan positif. Perusahaan dapat mempengaruhi arus kas uang masuk dan arus kas uang keluar dengan melihat informasi yang ada pada arus dana perusahaan.
• Subsistem pengendalian memungkinkan manejer untuk menggunakan secara efektif semua jenis sumber daya yang tersedia melalui anggaran yang tersedia. Oleh karena itu diperlukan informasi tentang anggaran dan sub anggaran yang tersedia. Dengan subsistem pengendalian penggunaan anggaran dalam periode berjalan dapat dikenalikan.

Pada gambar berikut dapat dilihat model Sistem Informasi keuangan:

Gambar 1: Model Sistem Informasi Keuangan

3. PERANGKAT LUNAK KEUANGAN

Ada cukup banyak software/perangkat luanak kuangan yang digunakan oleh berbagai organisasi dewasa ini. Pada umumnya perangkat lunak tersebut dapat dikelompokkan atas:

1. Software umum - siap pakai, software ini diperuntukan untuk keperluan yang berhubungan dengan berbagai penghitungan, dikeluarkan oleh perusahaan Microsoft dan dapat dipakai oleh individu ataupun oleh perusahaan serta dijual bebas dipasaran, seperti: Excel, Acces

Masing-masing orang dapat menggunakan softaware ini dalam menangani pencatatan keuangan, pengawasan dan lainnya sesuai kreativitas masing-masing manajer dengan membuat berbagai table-tabel dan memasukan formula yang disediakan oleh kedua software tersebut.

2. Software khusus – siap pakai, software ini dijual bebas dipasaran, dapat digunakan oleh berbagai perusahaan dan organisasi, seperti: Sysbiz, Peactree, Appec, Akurasi Bisnis Software dan lainnya. Software ini terdiri atas modul-modul (atau subsistem) dan dirancang khusus untuk menangani system keuangan yang ada pada organisasi menengah keatas. Setiap perusahaan dapat memilih masing-masing modul yang ada di software tersebut sesuai dengan kebutuhannnya, seperti:
1. Modul Administrasi Penjualan
2. Modul Administrasi Pembelian
3. Modul Akuntansi
4. Modul Inventory
5. Modul Audit
6. Modul Peramalan
7. Modul Manajemen Dana
8. Modul Pengendalian, ….
3. Software khusus – dirancang khusus dan dibuat oleh software house (designer dan programmer) khusus untuk menangani kebutuhan perusahaan tertentu. Ia tidak cocok bila digunakan untuk organisasi lain. Jadi software ini dirancang dan dibuat khusus untuk perusahaan tertentu (spesifik). Para manajer dengan mudah menggunakan softaware ini untuk mengatur dan mengendalikan keuangan diunit masing-masing.

4. Plus minus menggunakan Software Keuangan

Ada beberapa keuntunga menggunakan software keuangan, diantaranya adalah:

1. Menghemat biaya kertas serta biaya pegawai.

2. Mengurangi resiko human error.

3. Software keuangan yang bersifat umum dapat diterapkan diberbagai bidang usaha, seperti : manufacturing, restaurant, retail, medical, apotik, dental, jasa, toko, meubel dan lain sebagainya.

4. Setiap user dapat diberikan otoritas yang berbeda untuk mengakses program dengan memakai login dan password masing-masing user.

5. User tinggal menginputkan data transaksi ke menu modul penjualan misalnya invoice/faktur, sales order/pesanan penjualan dan semua transaksi akan secara otomatis terintegrasi akan menyesuaikan semua data yang berpengaruh terhadap transaksi tersebut.

6. Sistem pelaporan serba otomatis yang mudah dan informatif serta saling terintegrasi.

7. Transaksi dapat menggunakan mata uang lokal dan asing (multi currency).

8. Hasil laporan terintegrasi bisa langsung di export ke program Microsoft Excel, Word atau formal text

9. Program didesain dengan bentuk tampilan dan inputan yang sederhana, jelas dan tersusun rapi, sehingga user lebih mudah memahami dan menggunakannya.

10. Meningkatkan mekanisme pengawasan dalam bisnis Anda.

11. Mempermudah dan mempercepat analisa bisnis Anda dalam menentukan kebijakan.

12. Semua modul Customer, Vendor, Produk, Account dan modul lainnya dapat di break down (dirinci detail) sehingga memudahkan user melihat sejauhmana aktivitas bisnis Anda.

13. Monitoring dan memperbaiki serta mempermudah manajemen persediaan Anda.

14. Berbagai laporan keuangan yang dihasilkan seperti laporan neraca, laba-rugi, buku besar, neraca lajur, hutang-piutang, persediaan (analisa, buku besar, labarugi persediaan, dll).

15. Setiap menginput transaksi program secara otomatis membuat jurnal transaksi, menyesuaikan hutang/piutang usaha dan persediaan.

16. Record atau pencatatan transaksi tidak terbatas (unlimited)

17. Beberapa software buatan dalam negeri, E-Book panduan pemakaian programnya dalam bentuk file pdf menggunakan bahasa Indonesia.

18. Dapat meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.

Disamping ada keuntungan, ada juga kerugian menggunakan software ini, di antaranya:

1. Memerlukan sejumlah dana yang harus diinvestasikan baik untuk software maupun hardware. Rata-rata harga software berkisar minimal Rp 200.000 (saat tulisan ini dibuat)
2. Diperlukan operator yang mengerti masalah akuntansi dan bisnis
3. Karena hampir semua kegiatan transaksi bisnis tercatat dengan otomatis kedalam database, maka sulit melakukan manipulasi, seperti dalam hal pajak, laporan hasil penjualan, potongan penjualan dan lainnya.

Daftar Pustaka:

http://digilib.itb.ac.id/gdl.php?mod=browse&op=read&id=jbptitbpp-gdl-s2-1995-retnoindry-1735 6 Feb 08

http://akurasibisnis.com/

Harmon, 2003. Sistem Informasi Manajemen. Diktat. Polban. Bandung

McLeod, Raymond. Jr. 2003. Management Information System. Englewod Clift, New Yersey.